Oprogramowanie dla biura rachunkowego – dawniej buchalterzy,  prowadząc księgi rachunkowe, zapisywali liczby na papierze. Obecnie mamy do wyboru ogromną liczbę oprogramowania księgowego. Dzięki nim możemy śledzić swoje przychody, a także prognozować sprzedaż i zarządzać zapasami.

Oprogramowanie księgowe

Takie oprogramowanie do księgowości biznesowej znacznie zmniejsza wystąpienia błędów ludzkich. Tego typu błędy częściej się pojawiają podczas księgowania na papierze. Możemy też uzyskać dostęp do krytycznych informacji za pomocą zaledwie kilku kliknięciom klawiszy. Jednak biorąc pod uwagę liczbę dostępnych opcji, wybór właściwego oprogramowania księgowego dla naszej firmy może być trudny.

Sprawdźmy swoje potrzeby i umiejętności księgowe

Najlepiej sprawdzić, w jaki sposób działa nasza firma. Następnie porównajmy różne opcje, dostępne na rynku. Duża firma ma zupełnie inne potrzeby niż mała. Możemy wybrać oprogramowanie księgowego, zaprojektowane specjalnie dla małych i średnich firm. Biorąc pod uwagę branżę, w której działamy, warto rozważyć oprogramowanie, dostosowane do danej niszy. Na przykład istnieją aplikacje dostosowane do firm w sektorze produkcyjnym, do sklepów detalicznych i restauracji, a także wielu innych rodzajów przedsiębiorstw komercyjnych.

Powinniśmy przeprowadzić badania, ponieważ wybrane odpowiednie oprogramowanie wpłynie na bezpośredni sposób zarządzania naszymi przychodami. Do oprogramowania potrzebna jest jednak pewna wiedza finansowa. Musimy wiedzieć, co można zrobić dzięki temu narzędziu.

Aplikacje w chmurze

Przetwarzanie w chmurze staje się coraz bardziej popularna we współczesnym biznesie. Aplikacje w chmurze mają wiele zalet. Możemy do nich uzyskać dostęp z dowolnego miejsca. Wystarczy mieć dobre połączenie internetowe. Nie musimy kupować licencji oprogramowania ani serwerów, aby je uruchomić. Nie musimy też martwić się o aktualizacje oprogramowanie, ponieważ za to jest odpowiedzialny producent. Dostęp do aplikacji w chmurze można uzyskać za pomocą tabletu, smartfona lub laptopa. Ponadto dane są przechowywane z dala od fizycznej lokalizacji naszej firmy. Dzięki temu są bezpieczne.

Niektóre oparte do zarządzania biznesem są zintegrowane z oprogramowaniem księgowym. Możemy mieć dostęp z dowolnego miejsca do swoich informacji finansowego za pośrednictwem Internetu.  Dostępne są aplikacje biznesowe oparte na chmurze, oferujące integrację z preferowanym oprogramowaniem księgowym.

Zwracajmy uwagę na swój budżet

Oprogramowanie księgowe powinno być dostosowane do naszego budżetu. Ogólne aplikacje, z których może korzystać większość firm można pobrać bezpłatnie lub kupić w atrakcyjnej cenie.

Pamiętajmy, że im bardziej wyspecjalizowane oprogramowanie, tym droższe. Baza użytkowników wyspecjalizowanego oprogramowania jest zwykle stosunkowo niewielka. Jeśli chcemy mieć konkretne oprogramowanie dostosowane do naszej branży lub firmy, powinniśmy przygotować się na dodatkowy koszt.

Zwróćmy uwagę na funkcje dodatkowe

Dodatki zapewniają funkcjonalność aplikacji do księgowości biznesowej. Mogą pozwolić na zdalny dostęp do oprogramowania, akceptowanie płatności online i zintegrowanie z oprogramowaniem e-commerce. Dzięki dodatkom oprogramowanie księgowe jest kompatybilne z oprogramowaniem podatkowym.

Pomoc profesjonalnego księgowego

Nasz księgowy może preferować konkretne oprogramowanie. Każda firma jest inna. Dobry księgowy dostosuje odpowiednie oprogramowanie do naszych potrzeb. Może pomóc skonfigurować oprogramowanie, którego wybierzemy.

Niezależnie od wybranego oprogramowania księgowego, pamiętajmy, że większość pozwala na pewną formę konwersji. Mimo to powinniśmy poważnie podchodzić do tej decyzji. Na pewno nie chcemy wybrać aplikację i poświęcić na nią dużo czasu po to, tylko by stwierdzić, że potrzebujemy innej.

Online lub offline

Zastanówmy się, czy interesuje nas oprogramowanie online lub oprogramowanie offline, dostępne na komputerze stacjonarnym lub laptopie. Jest to bardzo ważna decyzja. Obecnie większość firm korzysta z oprogramowania, działającego na chmurze. Takie rozwiązanie ma liczne korzyści. Jednak niektóre firmy, np. sklepy detaliczne, wymagają szybkości i nie zawsze mają dostęp do Internetu. Najlepszym rozwiązaniem są dla nich systemy offline.

Do podstawowych zalet oprogramowania księgowego, opartego na chmurze, możemy zaliczyć:

– Nie trzeba ich instalować. Po prostu wystarczy się zarejestrować i możemy zacząć wprowadzanie swoich transakcji.

– Nie musimy się martwić o aktualizacje. Wszystkie zmiany są automatyczne. Oprogramowanie online jest zawsze aktualne.

– Możemy mieć do niego dostęp z dowolnego miejsca. Wystarczy mieć urządzenie z dostępem do Internetu w dowolny miejscu.

– Dostawcy oprogramowania księgowego w chmurze zajmują się tworzeniem kopii zapasowych i konserwacją. Możemy sporo zaoszczędzić.

– Dane we wszystkich biurach są zawsze zsynchronizowane.

–  Możemy go zintegrować z innymi aplikacjami, opartymi na chmurze.

Oprogramowanie offline, możemy wybrać, gdy:

– Mamy sklep detaliczny i musimy wprowadzić kilkaset faktur.

– Nie mamy połączenia internetowego w sklepie.

Dlatego zastanówmy się, jakie oprogramowanie księgowe wybrać. W ten sposób lepiej będziemy zarządzać swoimi finansami.